MEMBUAT MAIL MARGE DENGAN DATA FILE EXCEL

Sunday, April 19, 2009

Mail merge adalah salah satu fitur Microsoft Word yang dapat digunakan untuk membuat surat. Pada mail merge file dibagi menjadi 2 bagian. File yang pertama berupa Microsoft Word yang merupakan dokumen utama sedangkan file yang kedua merupakan file data yang dapat berupa file Word, Excel atau Access.

Pada contoh mail merge yang akan dijelaskan di sini kita akan mencoba membuat amplop surat yang berisi data alamat yang diprint menggunakan fasilitas mail merge. File data daftar alamat pada contoh mail merge di sini menggunakan file excel.Data di file Excel berisi Nama, Alamat, Kota, Kode Pos, No TeleponContoh print out alamat yang aka diprint pada amplop dibuat adalah:Langkah-langkah membuat mail merge:

Langkah pertama
(Mempersiapkan data daftar alamat)

1.Buat file Excel baru dengan nama data.xls
2.Pada Sheet1 buat daftar alamat dengan data kolom Nama, Alamat, Kota, Kode Pos, No Telepon
3.Isi beberapa data sebagai contoh, lalu Save file Excel

Langkah Kedua (Membuat file dokumen utama pada Word)

1.Buat file word baru
2.Set Page Setup sebagai Amplop
3.Tuliskan “Kepada Yth:” pada baris pertama di file MS-Word lalu tekan Enter
4.Pilih menu Tools, lalu pilih Letter and Mail, lalu pilih Mail Merge Wizard
5.Di sebelah kanan layar MS-Word akan muncul Task Pane Mail Merge Wizard
6.Pada Select document type pilih Letter, lalu klik Next
7.Pilih Use the Current Document, lalu klik Next
8.Pada Select Recipient pilih Use an existing list, lalu klik Browse
9.Cari file excel (dibuat pada langkah pertama) yang akan digunakan sebagai sumber data alamat, klik Open jika file sudah ditemukan
10.Pilih worksheet di mana data berada pada file Excel, lalu klik tombol OK
11.Klik Next pada mail merge wizard
12.Klik More Items pada mail merge wizard, akan muncul Insert Merge Fields dialog box
13.Klik pada fields Nama, lalu klik tombol Insert lalu close Inser Merge Fields dialog box
14.Tekan tombol Enter agar Cursor pindah baris
15.Ulangi langkah ke 12 dan ke 13 untuk menginsertkan data Alamat, Kota, Kode Pos dan Nomor Telepon
16.Klik Next untuk melihat preview dari data alamat surat
17.Selesai, data siap di print